Fluxograma: herói da produtividade ou vilão da burocracia?

Enfim, o que é um fluxograma?

À primeira vista, ele parece ter sido criado para nos confundir ainda mais, mas não se engane. Apesar dos elementos geométricos e das linhas confusas, o fluxograma é uma ferramenta gráfica poderosa para visualização de processos e identificação de gargalos e problemas.

Com ele, é possível entender quais materiais, serviços ou recursos estão envolvidos em um procedimento, além de identificar as etapas e as direções que devem ser seguidas para que determinado resultado seja alcançado.

Obviamente, na teoria tudo é simples. Na prática, é preciso ter cuidado para não se perder em meio a tantos símbolos. De qualquer forma, se usado corretamente, o fluxograma pode ser um grande aliado da otimização e aumento da eficiência.

Para que serve esse negócio?

Antes de tudo, preciso conceituar algo extremamente importante para compreensão deste artigo: o processo. Fundamentalmente, são etapas que levam a determinada consequência, organizadas e pensadas cuidadosamente, contribuindo para que o resultado seja concordante com o desejado.

É aí que entra o fluxograma: através dele podemos mapear e medir processos de maneira segmentada, compreensível e simples. Não há dúvidas de que ele é uma ferramenta de extrema importância para aqueles que desejam ter uma visão objetiva dos seus processos. Afinal, todos nós gostamos de ver tudo organizado em etapas simples e fáceis de entender. Sem contar na facilidade que você encontrará ao transmitir os fluxos de trabalho para colaboradores internos ou externos.

Ele pode ser utilizado em inúmeros momentos, especialmente para mapear (e melhorar) a rotina do seu escritório. No gerenciamento estratégico e comercial, serve para diagramação e planejamento de estratégias. Durante o desenvolvimento de projetos ou execuções, norteia fluxos de processos construtivos, correlacionando-os com ciclos de vida da edificação. No marketing, documenta ações e comportamentos dos clientes.

Quais seus formatos?

Um fluxograma pode apresentar várias formas diferentes. Entre os tipos comumente utilizados, destacam-se:

Diagrama de Blocos:

Imagine um fluxograma básico, tão simples que lembra uma receita de bolo, sem muitos segredos. Ele é composto apenas por blocos, sem pontos de decisão para complicar a vida.

Esse fluxograma deve ser utilizado quando você precisar transmitir instruções diretas, como um manual de instruções simplificado. Além disso, permite uma visão geral do processo, sem se preocupar com os detalhes. É perfeito para quem gosta de simplificar e manter tudo alinhado.

Exemplo: Diagrama de Blocos para Contratação de Colaboradores

Fluxograma de processos simples:

Parecido com o diagrama de blocos, mas com pontos de decisão.

Exemplo: Fluxograma Simples para Mapeamento de Processos

Fluxograma funcional:

O fluxograma funcional é muito utilizado para representar a sequência de atividades em um processo que envolve várias áreas ou seções. Ele permite definir os responsáveis pelas fases dos processos e é útil na identificação de possíveis gargalos.

Ao mapear as interações entre as áreas, o fluxograma funcional proporciona uma visão mais abrangente e auxilia na otimização e melhoria dos processos.

Exemplo: Fluxograma funcional de processos BIM

Fluxograma vertical:

Também chamado de Diagrama de Processo, é composto por símbolos e padrões organizados em colunas verticais, o que torna sua elaboração simplificada.

Esse diagrama oferece rapidez na criação, objetividade na interpretação e facilidade de leitura, tornando-o amplamente utilizado na análise de processos produtivos.

Exemplo: Fluxograma vertical para recebimento e armazenagem de sacos de cimento

O que são esses símbolos?

Como você já deve ter observado, o fluxograma é uma técnica visual que usa símbolos para representar cada etapa e as decisões a serem tomadas. A utilização correta desses elementos é fundamental para garantir que a representação gráfica seja precisa, já que existem elementos padronizados para cada categoria de informação.

Importante destacar que a padronização é o que define uma linguagem universal, permitindo que qualquer pessoa, em qualquer lugar do mundo, possa entender a representação visual. É como se estivéssemos usando um alfabeto comum a todos, independentemente do idioma nativo.

Há uma variedade de símbolos empregados na representação de ações e decisões a serem tomadas durante um processo. Selecionei alguns deles, para que você possa compreender seus significados:

Quer montar um fluxograma?

Aprender a fazer fluxogramas pode ser como explorar um labirinto complexo, onde cada caminho e decisão têm consequências. Inexiste uma receita de bolo, mas preparei algumas etapas que facilitarão muito seu trabalho.

1. Escolha o processo que será mapeado:

Difícil essa decisão, né? De qualquer forma, posso te dar uma dica: basta procurar aquele que lhe dá mais dor de cabeça e insônia! Como todos sabemos, desafios são ótimos para manter a mente alerta e a adrenalina correndo nas veias.

2. Faça um levantamento interno:

Ao iniciar o mapeamento, é de extrema importância realizar um levantamento abrangente dos seguintes dados:

• Fluxo de trabalho: crucial compreender como o trabalho flui, ou seja, qual é a sequência completa do processo, desde o início até a conclusão. Isso envolve identificar todas as etapas envolvidas e visualizar a jornada de ponta a ponta.
• Atrasos e gargalos: é comum encontrar gargalos que prejudicam a eficiência e a produtividade. É essencial identificar esses pontos de estrangulamento para implementar melhorias. Ao mapear os retardos, é possível buscar soluções para reduzi-los ou eliminá-los integralmente.
• Tarefas dispensáveis: um aspecto importante da análise é identificar funções que agregam pouco valor ou que podem ser dispensadas. Essas ocupações podem consumir tempo e recursos desnecessários, prejudicando a eficiência geral. Ao detectar os itens dispensáveis, é possível reavaliar e otimizar o processo.

Ao realizar esse levantamento detalhado, você pode identificar oportunidades de melhoria e implementar mudanças que resultem em maior eficiência, produtividade e qualidade do trabalho realizado.

3. Certifique-se de não esquecer de nada:

De modo a garantir que nada ficará esquecido, é fundamental listar todos os elementos envolvidos, incluindo colaboradores, clientes, direção, público-alvo, tabelas, materiais, veículos que exibirão campanhas, valores de investimento e etapas produtivas. Recomendo organizar essas informações de maneira estruturada:

• Entrada: engloba documentos, tabelas, itens, produtos, serviços e outras informações relevantes que fornecem a base para o trabalho. É essencial listar todos os elementos necessários para a execução das tarefas.
• Processamento: é importante identificar as ações que serão realizadas para transformar as entradas em saídas desejadas. É recomendado listar detalhadamente as técnicas que serão empregadas durante o processo. Isso pode envolver análise de dados, aplicação de metodologias específicas ou outras abordagens adequadas.
• Saída: ao finalizar o processamento, espera-se encontrar resultados concretos. Nessa fase, é fundamental definir o que se espera obter após a conclusão das ações. As saídas podem ser relatórios, projetos, serviços prestados ou qualquer outro resultado que atenda aos objetivos propostos.

4. Escolha as OKRs:

Inicialmente, você sabe o que é o termo OKR?

OKR significa Objectives and Key Results (Objetivos e Resultados-Chave, em português). Trata-se de uma metodologia de gerenciamento de metas que visa alinhar os esforços em direção a objetivos estratégicos e mensuráveis. Cada objetivo é acompanhado por resultados-chave, que são métricas específicas e mensuráveis que indicam o progresso em direção ao objetivo.

Os OKRs são essenciais na determinação do escopo do que será mapeado, fazendo com que você defina suas metas com base nos problemas já identificados e estabeleça =propósitos para resolvê-los.

Ao propor-se a melhorar um workflow, por exemplo, é essencial que você enumere suas intenções e objetivos (como, por exemplo, aumentar a satisfação do cliente, reduzir custos ou trabalhar com maior qualidade em prazos mais curtos). Em seguida, pense em novas abordagens para realizar os procedimentos — é aqui que os fluxos de entrega começam a se formar. Os métodos antigos, que funcionavam razoavelmente, precisam ser aprimorados, enquanto aqueles que apresentaram falhas devem ser eliminados.

Esses mecanismos precisarão estar interconectados, envolvendo todos os colaboradores em uma abrangente estrutura. Para cada objetivo, você deve seguir algumas orientações:

• Definir os papéis e responsabilidades de cada stakeholder;
• Estabelecer, de forma precisa, o que será feito e em qual prazo;
• Automatizar o máximo possível de tarefas;
• Determinar padrões para cada ação;
• Compreender e fazer com que todos conheçam as etapas que compõem a produção global, bem como sua inter-relação;
• Conhecer os riscos envolvidos;
• Identificar o público-alvo específico para esse objetivo;
• Ter à disposição uma ampla lista de fornecedores de produtos e serviços que fazem parte dessa cadeia;
• Designar um responsável pelas fases e gerenciamento geral;
• Encontrar formas de garantir o controle e monitoramento, seja através de planilhas, aplicativos ou outras ferramentas adequadas.

5. Defina as ferramentas:

Existem muitas opções, como sites e aplicativos gratuitos, que podem facilitar seu trabalho. Essas soluções digitais oferecem vantagens notáveis, como a possibilidade de fazer alterações, compartilhar e visualizar dados. Atualmente, a maioria dos profissionais opta por criar seus esquemas em arquivos digitais.

Entre os aplicativos mais populares, encontra-se a suíte Microsoft 365. Suas ferramentas seguem as normas universais para a criação de fluxogramas, mas têm uma desvantagem: a falta de interconexão entre os relatórios e os participantes.

Por outro lado, softwares específicos oferecem atrativos adicionais. Além de estimularem o diálogo e a integração entre as equipes, essas ferramentas também fornecem complexos recursos, que facilitam a tomada de decisões estratégicas. Dentre as ferramentas que mais utilizo estão: Draw.io e Bizagi Modeler.

6. Determine os principais erros, evitando-os:

Durante os procedimentos citados, certamente você irá deparar-se com os erros mais comuns cometidos nos seus fluxos de trabalho. Evite negligenciar a inclusão de fatores externos que afetam a rotina. Por exemplo, vamos imaginar que seu escritório decide realizar um esforço significativo para prospectar prefeituras de determinada a região no mês de agosto, porém acaba descobrindo que as licitações ocorrerão em janeiro. Como resultado, todo o planejamento dessa força-tarefa ficará comprometido.

Sempre enfatizo a importância do equilíbrio, e nesse caso não é diferente. O excesso de zelo na criação dos métodos pode ser um erro: isso ocorre quando nos preocupamos mais com o fluxograma do que com o que ocorre.

7. Verifique seu fluxo de entrega e acompanhe seus impactos:

Mesmo com o fluxo reestruturado, seu trabalho está longe de ser concluído. Na verdade, ele nunca cessa. Primeiramente, verifique a efetividade do novo fluxograma. Apresente-o a diversos setores e consulte os colaboradores sobre sua compreensão. Por meio dessa pequena pesquisa, você poderá aprimorar o sistema estratégico, eliminando as últimas deficiências.

Posteriormente, inicie a monitorização de forma prática. Afinal, é fundamental saber se o fluxo está gerando os resultados esperados. Para mensurar a eficácia do seu processo, será necessário identificar os pontos de desperdício e falhas. Para encontrá-los, é preciso acompanhar de maneira contínua as principais métricas. Quer alguns exemplos? Vamos lá:

• Determinar os clientes mais e menos lucrativos;
• Calcular o custo horário dos colaboradores;
• Quantificar o volume de retrabalho;
• Avaliar a taxa de rotatividade de pessoal;
• Registrar o número de contratos interrompidos.

Ficou evidente que os fluxogramas auxiliam na definição de processos de trabalho e no entendimento das pessoas envolvidas ou impactadas, correto? Por esse motivo, mapear o fluxo é um excelente ponto de partida para transmitir conhecimento e treinar novos colaboradores. Desse modo, o fluxograma se torna uma valiosa ferramenta para aprimorar o comando do trabalho e impulsionar a eficiência da equipe.

Quer alguns exemplos?

A Construção Civil é uma indústria complexa e exigente, que demanda de gestão eficiente para garantir qualidade, prazos e custos adequados. Nesse contexto, os fluxogramas têm se destacado como ferramentas valiosas para o planejamento e execução de projetos na área, especialmente quando combinados com o BIM (Building Information Modeling, ou Modelagem da Informação da Construção). Abaixo, postarei alguns links de arquivos com exemplos essenciais, demonstrando sua aplicabilidade e benefícios.

Enfim, ele é herói ou vilão?

Em suma, o debate em torno do fluxograma como herói da produtividade ou vilão da burocracia revela a complexidade e a dualidade desse instrumento. Enquanto alguns argumentam que o fluxograma é indispensável para a eficiência operacional e a tomada de decisões estratégicas, outros o veem como uma fonte de rigidez e burocracia desnecessária. A resposta não é tão simples, pois o valor do fluxograma depende do contexto em que é utilizado e da abordagem adotada na sua implementação.

Quando aplicado corretamente, o fluxograma pode fornecer uma visão sistematizada dos processos, permitindo a identificação de gargalos, pontos de melhoria e a otimização do fluxo de trabalho. Além disso, serve como uma ferramenta de comunicação eficaz, facilitando a compreensão mútua entre os atores, garantindo a consistência na execução das tarefas.

Por outro lado, quando mal aplicado, pode se tornar uma armadilha burocrática. Um excesso de detalhes e etapas desnecessárias pode resultar em ineficiência e frustração dos colaboradores, sufocando a criatividade e a flexibilidade necessárias para lidar com situações imprevistas. Além disso, se não for atualizado regularmente, o fluxograma pode se tornar obsoleto, levando a processos desatualizados e ineficazes.

Portanto, a conclusão a ser tirada é que o fluxograma não pode ser categorizado exclusivamente como herói ou vilão. Em vez disso, sua utilidade e impacto dependem da forma como é concebido, implementado e gerenciado. É fundamental buscar um equilíbrio entre a estrutura proporcionada pelo fluxograma e a flexibilidade necessária para a adaptabilidade e a inovação. Dessa forma, poderemos aproveitar os benefícios desse instrumento valioso, enquanto mitigamos os riscos associados à burocracia em excesso.